Persondatapolitik for

Skive Idræts Klub Elite A/S, Skyttevej 4, 7800 Skive og

Skive Idræts Klub, Skyttevej 6, 7800 Skive

 

Introduktion

Denne persondatapolitik gælder for indsamling og behandling af personoplysninger i forbindelse med dit medlemskab eller arbejde i Skive Idræts Klub Elite A/S (SIK Elite) eller Skive Idræts Klub (moderklubben) (SIK). Vi behandler kun personoplysninger i henhold til Persondataforordningen. For uddybning se information nedenfor.

 

 

Vi passer godt på dine oplysninger!

SIK Elite og SIK ønsker med denne Persondatapolitik at vise:

• hvordan vi opretholder det højeste niveau af sikkerhed for vores spillere, frivillige, trænere, ansatte, bestyrelse, sponsorer og andre relevante personer med hensyn til behandling af personoplysninger

• hvordan vi på en overskuelig måde håndterer dine personoplysninger
  
  

Dataansvarlig

Skive Idræts Klub Elite A/S, Skyttevej 4, 7800 Skive er dataansvarlig for deres del.
Skive Idræts Klub, Skyttevej 6, 7800 Skive er dataansvarlig for deres del.

• Skive Idræts Klub Elite A/S er en enhed for sig selv under SIK (moderklubben)
• Skive Idræts Klub Elite A/S ejes hovedsageligt af SIK (moderklubben)
• Skive Idræts Klub Elite A/S står for elite holdet. SIK (moderklubben) står for ungdoms- og børneholdene

SIK Elites kontaktoplysninger er: Skive Idræts Klub Elite A/S Skyttevej 4 7800 Skive Tlf.nr.: +45 27 53 97 68 E-mail: kontakt@sik-elite.dk

SIKs kontaktoplysninger er: Skive Idræts Klub Skyttevej 6 7800 Skive Tlf.nr.: 23 23 60 12 E-mail: skive-ik@skive-ik.dk

SIK Elite og SIK indsamler og behandler følgende personoplysninger

 

Spillere – moderklubben

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger (navn, adresse, telefon/mobil nr., fødselsdag)
• Andre relevante oplysninger f.eks. hold og træneroplysninger
  NB! Indsamles i Conventus
• Følsomme oplysninger – kun i tilfælde af nedennævnte
• Kun ved evt. skadesituation, helbredsoplysninger, handicap m.m.

 

Spillere - Elite

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger
• Andre relevante oplysninger under kontrakts forløbet
• Følsomme oplysninger – kun i tilfælde af nedennævnte
• Kun ved evt. skadesituation, helbredsoplysninger, handicap m.m.

 

Frivillige - trænere

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger
• Træner relaterede oplysninger
• Følsomme oplysninger – kun i tilfælde af nedennævnte
• Kun ved evt. skadesituation, helbredsoplysninger, handicap m.m.

 

Frivillige – Administration

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger

 

Frivillige – Lønnet

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger
•  Informationer under/efter ansættelse

 

Trænere - Ansatte

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger
• Informationer før/under/efter ansættelse. Herunder kontraktlige forpligtelser i forbindelse med ansættelsesforhold   
• Andre relevante oplysninger under ansættelsesforløbet
• Træner relaterede oplysninger
• Følsomme oplysninger – kun i tilfælde af nedennævnte
• Kun ved evt. skadesituation, helbredsoplysninger, handicap m.m.

 

Ansatte

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger
• Informationer før/under/efter ansættelse. Herunder kontraktlige forpligtelser i forbindelse med ansættelsesforhold   
• Andre relevante oplysninger under ansættelsesforløbet
• Følsomme oplysninger – kun i tilfælde af nedennævnte
• Kun ved evt. helbredsoplysninger m.m.

 

Bestyrelse

• Almindelige personoplysninger
• Kontaktoplysninger
• Andre relevante oplysninger under arbejdet i bestyrelsen

 

Leverandører

• Almindelige personoplysninger (kontaktoplysninger)

• Leverandørnummer, navn, adresse, tlf.nr., mobil, e-mail, visitkortinfo, CVR nummer, betalingsinformationer, ordrehistorik

 

Sponsorer

• Almindelige personoplysninger
• Kundenummer, navn, adresse, tlf.nr., mobil, e-mail, visitkortinfo, CVR nummer, betalingsinformationer, sponsorhistorik
• Andre relevante oplysninger angående sponsorater
  

 

Oplysninger indsamles fra

SIK Elite og SIK indsamler oplysningerne fra:

• De enkelte spillere, fra frivillige, trænere og andre relevante personer
• I enkelte tilfælde fra andre kilder f.eks. offentlige myndigheder, idrættens hovedorganisation (klubskifte, karantæner, hold og kursusdeltagelse)

 

Formål

SIK Elite og SIK indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for behandling af spillere, frivillige, trænere, ansatte, bestyrelse, leverandører og sponsorer.

 

Eksempler på formål, hvortil SIK Elite og SIK indsamler personoplysninger om spillere:

• Spillerhåndtering
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Kontaktinformation / kontaktinformation på pårørende i nødstilfælde
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af spiller relation til os

 

Eksempler på formål, hvortil SIK Elite og SIK indsamler personoplysninger om frivillige/trænere:

• Håndtering af trænernes og de frivilliges hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaring og kompetencer, herunder kurser
• Som led i SIK Elites og SIKs idrætsaktiviteter herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Kontaktinformation / kontaktinformation på pårørende i nødstilfælde
• Lønoplysninger (udbetaling af løn, godtgørelser m.m.)
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af frivillig/træner relation til os

 

Eksempler på formål, hvortil SIK Elite og SIK indsamler personoplysninger om ansatte:

• Kontraktslige/ansættelseskrav over for ansatte
• Kontaktinformation / kontaktinformation på pårørende i nødstilfælde
• Lønoplysninger (udbetaling af løn, godtgørelser m.m.)
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af ansattes relation til os

 

Juridisk hjemmel / Legitime interesser

SIK Elite og SIK sikrer sig at have juridisk hjemmel (retslig grundlag) i orden. I det omfang vi behandler oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet (udfærdigelse af hold, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.)
• Håndtering af rettigheder iht. vedtægter/generalforsamling
• Sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen og visende en konkret aktivitet/situation i foreningen
• Videregivelse af almindelige personoplysninger til specialforbund, samt til landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Videregivelse af oplysninger om trænere/frivillige til idrætsorganisationer. Herved kan trænere/frivillige modtage aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik o. lign.

 

Samtykke

Langt hovedparten af de behandlinger, som SIK Elite og SIK foretager, kan ske på baggrund af interesse-afvejningsreglen. Det er derfor ikke nødvendigt, at indhente et samtykke forud for SIK Elite’ og SIKs behandling af disse personoplysninger.

SIK Elite og SIK indhenter samtykke fra:

• Spillere og ansatte
• Samtykket dækker behandling af alle oplysninger nævnt ovenfor under spillere og ansatte

 

Foto

Der indhentes samtykke for både foto og situationsfoto.

SIK Elite og SIK indhenter samtykke for foto/situationsfoto fra:

• Spillere, frivillige, trænere, ansatte, bestyrelse, sponsorer

SIK Elite og SIK finder at brug af foto er en stor og vigtig del af foreningens kommunikation.

Ved billeder af enkeltpersoner (på billeder hvor den enkelte person tydeligt genkendes) retter SIK Elite og SIK sig efter samtykket.

Ved situationsfoto fra foreningens arrangementer og aktiviteter som anvendes på hjemmeside samt til markedsføring af foreningens events, uddannelser og kurser – tillader SIK Elite og SIK sig at beslutte ”ønsker man ikke at indgå i situationsbilleder på SIK Elites og SIKs kanaler, kan man ikke deltage i SIK Elites og SIKs aktiviteter.

Når foto anvendes på sociale medier, kan foreningen ikke gøres ansvarlig for eventuel videreformidling eller deling af billeder.

 

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Personoplysninger slettes, når SIK Elite og SIK efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

SIK Elite har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om det er behandling af personoplysninger for spillere, ansatte, ulønnet frivillige/trænere eller som lønnet træner.

 

Spillere - moderklubben:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer SIK almindelige spilleroplysninger i [1 år] efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.

Følsomme oplysninger slettes straks. Papirkopier destrueres.

Spillere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer SIK Elite almindelige spilleroplysninger i [5 år] efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.

Følsomme oplysninger slettes straks. Papirkopier destrueres.

Ulønnede frivillige og trænere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer SIK Elite og SIK almindelige medlemsoplysninger i op til [1 år] efter virke er ophørt.

Følsomme oplysninger slettes straks. Papirkopier destrueres.

Lønnede trænere/ledere/ansatte:

SIK Elite og SIK opbevarer almindelige personoplysninger i en periode fra ophør af virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsloven gemmes lønoplysninger og bogføringsbilag i 5 år (fra udløbet af det regnskabsår, det drejer sig om)
• Kontaktoplysninger gemmes i 5 år
• Andre relevante oplysninger f.eks. opfølgning/stillingtagen til evt. krav gemmes i [1 år] efter arbejdet er ophørt

Følsomme oplysninger slettes straks. Papirkopier destrueres.

 

Statistik

SIK Elite og SIK opbevarer oplysninger på spillere, frivillige og trænere til statistik o. lign., så længe de har historisk værdi.

 

Videregivelse af personoplysninger

SIK Elite og SIK videregiver ikke personoplysninger til andre uden for SIK Elite og SIK.
Undtagelse er:

• Almindelige personoplysninger videregives til specialforbund, landsdelskontorer (kun i relevant/nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktiviteter)
• Oplysninger om deltagere og resultater videregives til den lokale arrangør i forbindelse med konkurrencer, events m.m. Videregives alene til samarbejdspartnere med hvem, der er indgået Databehandleraftaler.
• Oplysninger om navn, klub, resultater videregives i forbindelse med resultatformidling

SIK Elite og SIK benytter databehandlere til backup og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på foreningens vegne og må ikke anvende personoplysningerne til egne formål. Disse databehandlere er underlagt Databehandleraftaler og kontrolleres løbende angående overholdelse af Persondataforordningen. 

SIK Elite og SIK kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

 

Sikkerhed

SIK Elite og SIK har truffet alle tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, går tabt, forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Personoplysninger og behandling af persondata foretages kun iht. Persondataforordningen.

 

Cookies

SIK Elite og SIK anvender ikke cookies til foreningens digitale ydelser

 

Dine rettigheder

Angående de personoplysninger, som SIK Elite og SIK har registreret om dig, så er dine rettigheder i henhold til Persondataforordningen: 

• Du har ret til, at få indsigt i hvilke personoplysninger
• Du har ret til, at få en kopi af dine personoplysninger
• Du har ret til, at få rettet (berigtiget) dine personoplysninger
• Du har ret til, at få dine personoplysninger slettet ”at blive glemt”
  Ønskes sletning vil SIK Elite eller SIK slette dine personoplysninger, dog med undtagelse af de personoplysninger, som foreningen er pålagt at gemme iht. lovgivning
• Du har ret til, at trækket dit samtykke tilbage
  Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på et samtykke fra dig, dog med undtagelse af de behandlinger, som SIK Elite og SIK er pålagt at udføre iht. lovgivning
• Du har ret til, at få dine personoplysninger flyttet/udleveret (Data portabilitet)
  i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
• Du har ret til, at få underretning om evt. brud på datasikkerheden hos SIK Elite eller SIK
• Du har ret til, at indgive en klage over behandlingen til SIK Elite eller SIK
• Du har ret til, at indgive en klage over behandlingen til Datatilsynet

 

Indsigt, udlevering og overførsel af data

Hvis du har sendt en anmodning om ovenstående, har SIK Elite eller SIK 4 uger til at rette, slette, udlevere eller overføre oplysningerne. Anmodningen skal underskrives af dig samt indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt kopi af dit pas eller dit kørekort.

SIK Elite og SIK kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben, påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret.

 

Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til SIK Elites eller SIKs behandling af personoplysninger kan du henvende dig til:

Skive Idræts Klub Elite A/S Skyttevej 4 7800 Skive Tlf.nr.: +45 27 53 97 68 E-mail: kontakt@sik-elite.dk	Att.: Bodil Busk Mobil: : 27 53 97 68 E-mail: BB@sik-elite.dk Att.: Per Nors Mobil: : 29 40 64 16 E-mail: PN@sik-elite.dk
Skive Idræts Klub Skyttevej 6 7800 Skive Tlf.nr.: 23 23 60 12 E-mail: skive-ik@skive-ik.dk	Att.: Michael Svenningsen Mobil: 23 23 60 12 E-mail: skive-ik@skive-ik.dk

 

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet. Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk